Kennisbank

Wat is een goedkeuringsproces?

Een gestructureerde workflow waarbij documenten langs de juiste personen gaan — altijd traceerbaar, nooit vergeten.

📖 4 min leestijd🗓 April 2026🔍 M-Files workflows

Base de connaissances

Qu'est-ce qu'un processus d'approbation ?

Un workflow structuré où les documents passent par les bonnes personnes — toujours traçable, jamais oublié.

📖 4 min de lecture🗓 Avril 2026🔍 Workflows M-Files

Knowledge Base

What is an approval process?

A structured workflow where documents pass through the right people — always traceable, never forgotten.

📖 4 min read🗓 April 2026🔍 M-Files workflows

Een goedkeuringsproces is een gestructureerde reeks stappen waarin een document langs de juiste personen gaat voor review, feedback en definitieve goedkeuring — met volledige registraties van wie wat en wanneer heeft gedaan.

Wat is een goedkeuringsproces?

Elke onderneming heeft documenten die niet zomaar kunnen worden verzonden: contracten die eerst door de juridische afdeling moeten, offertes die een handtekening van een directeur vereisen, facturen die door de financiële afdeling moeten worden goedgekeurd. Dat is een goedkeuringsproces.

In de meeste organisaties gebeurt dit via e-mail: een document wordt doorgestuurd, iemand reageert "ok," het bestand belandt in een map, en later weet niemand wie wat en wanneer heeft goedgekeurd. Dit is onvoldoende voor compliance en een ramp tijdens een audit.

M-Files vervangt dat door een geautomatiseerde workflow waarbij elke stap — indiening, review, goedkeuring of afwijzing, archivering — automatisch wordt uitgevoerd en vastgelegd. SoftAdvice ontwerpt de proceslogica op maat van uw organisatie.

Voordelen van een geautomatiseerd goedkeuringsproces

Organisaties die documentbeheer goed aanpakken, merken snel het verschil. Dit zijn de meest voorkomende voordelen:

Volledige audit trail

Wie heeft goedgekeurd, wanneer, met welke versie. Altijd aantoonbaar, ook jaren later bij externe audit.

Geen vergeten goedkeuringen

Automatische herinneringen zorgen dat niemand een stap vergeet. Geen documenten in slaapstand.

Snellere doorlooptijd

Parallelle goedkeuringen en directe notificaties verkorten de doorlooptijd met 50 tot 70%.

Strikte toegangscontrole

Elke stap past de rechten automatisch aan. De juiste persoon ziet het document op het juiste moment.

Versiebeheer ingebouwd

Elke versie ter goedkeuring wordt bijgehouden. Nooit discussie over welke versie goedgekeurd is.

GDPR & ISO-compliant

De proceshistoriek is bewijs van zorgvuldige verwerking en naleving van interne procedures.

Piste d'audit complète

Qui a approuvé, quand, avec quelle version. Toujours démontrable, même des années plus tard.

Pas d'approbations oubliées

Les rappels automatiques font en sorte que personne n'oublie une étape. Pas de documents en attente.

Délai de traitement plus rapide

Les approbations parallèles et les notifications directes réduisent le délai de 50 à 70%.

Contrôle d'accès strict

Chaque étape ajuste automatiquement les droits. La bonne personne voit le document au bon moment.

Gestion des versions intégrée

Chaque version soumise à approbation est conservée. Jamais de débat sur quelle version a été approuvée.

Conformité RGPD & ISO

L'historique des processus prouve le traitement diligent et le respect des procédures internes.

Complete audit trail

Who approved, when, with which version. Always demonstrable, even years later at an external audit.

No forgotten approvals

Automatic reminders ensure nobody forgets a step. No documents stuck waiting.

Faster turnaround

Parallel approvals and direct notifications reduce turnaround time by 50 to 70%.

Strict access control

Each step automatically adjusts rights. The right person sees the document at the right time.

Version control built-in

Every version submitted for approval is retained. No debate about which version was approved.

GDPR & ISO compliant

The process history proves diligent processing and compliance with internal procedures.

Hoe werkt een goedkeuringsproces in M-Files?

M-Files gebruikt een visuele workflow-editor waarmee je proceslogica kunt instellen zonder te programmeren. Elke workflow bestaat uit statussen (Concept, In beoordeling, Goedgekeurd, Afgewezen) en overgangen met bijbehorende meldingen en wijziging van rechten.

1
Stap 1Document indienen
Een medewerker dient een document in. De status wijzigt naar 'In review' en de reviewer ontvangt een notificatie.
2
Stap 2Review en feedback
De reviewer bekijkt het document en keurt goed of stuurt het terug met feedback.
3
Stap 3Goedkeuring
Bij goedkeuring wijzigt de status, worden rechten bijgesteld en het document gearchiveerd.
4
Stap 4Optioneel: digitale handtekening
Na goedkeuring kan het document automatisch naar Penneo voor een rechtsgeldige handtekening.
5
Stap 5Archivering en retentie
Het definitieve document wordt gearchiveerd. GDPR-retentieregels worden automatisch opgevolgt.

1
Étape 1Soumettre le document
Un collaborateur soumet un document. Le statut passe à 'En révision' et le réviseur reçoit une notification.
2
Étape 2Révision et retour
Le réviseur examine le document et l'approuve ou le renvoie avec des commentaires.
3
Étape 3Approbation
Lors de l'approbation, le statut change, les droits sont ajustés et le document est archivé.
4
Étape 4Optionnel : signature numérique
Après approbation, le document peut automatiquement être envoyé à Penneo pour signature légale.
5
Étape 5Archivage et rétention
Le document définitif est archivé. Les règles de rétention RGPD sont automatiquement appliquées.

1
Step 1Submit document
An employee submits a document. Status changes to 'In review' and the reviewer receives a notification.
2
Step 2Review and feedback
The reviewer examines the document and approves or sends it back with feedback.
3
Step 3Approval
Upon approval, status changes, rights are adjusted and the document is archived.
4
Step 4Optional: digital signature
After approval, the document can automatically be sent to Penneo for a legally valid signature.
5
Step 5Archiving and retention
The final document is archived. GDPR retention rules are automatically followed up.

Veelgestelde Vragen

Wat is een goedkeuringsproces?

Een goedkeuringsproces is een gestructureerde reeks stappen waarin een document naar de juiste personen wordt gestuurd voor review en definitieve goedkeuring, met een registratie van wie wat heeft gedaan.

Waarom is e-mail niet geschikt?

E-mail biedt geen audittrail, automatische herinneringen of een statusoverzicht. M-Files registreert elke actie en biedt een volledig traceerbare geschiedenis.

Welke documenten vereisen een goedkeuringsproces?

Contracten, offertes, facturen boven een drempelwaarde, beleidsdocumenten en HR-beslissingen. Elk document waarvoor je later moet bewijzen wie het heeft goedgekeurd.

Hoe werkt het in M-Files?

In M-Files definieer je workflows visueel: stappen, verantwoordelijken, meldingen en rechtenwijzigingen per processtap.

Kan ik het combineren met een digitale handtekening?

Ja. M-Files integreert met Penneo. Na goedkeuring kan het document automatisch worden doorgestuurd voor digitale ondertekening.

Goedkeuringsprocessen automatiseren?

Ontdek in een QuickScan welke goedkeuringsprocessen het snelst gebaat zijn bij automatisering.

QuickScan aanvragen

Automatiser vos processus d'approbation ?

Découvrez dans un QuickScan quels processus d'approbation bénéficieraient le plus de l'automatisation.

QuickScan aanvragen

Automate your approval processes?

Discover in a QuickScan which approval processes would benefit most from automation.

QuickScan aanvragen

Krijg als eerste onze whitepapers en klantcases

Ontvang al het laatste nieuws, blogberichten en productupdates van ons bedrijf direct in je inbox..

Inschrijven