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Les droits dans M-Files : sachez toujours qui voit vos documents
Dans M-Files, l'accès dépend de ce qu'est un document, pas de son emplacement. Des droits par document, par utilisateur et par action, un journal d'audit inaltérable et une conformité RGPD réellement démontrable.
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Exemple illustratif
En bref
Dans M-Files, les droits sont pilotés par les métadonnées, pas par les dossiers : qui peut voir ou modifier un document dépend de son type, de son statut et du rôle de l'utilisateur. Les droits changent automatiquement quand le document avance dans son workflow, et chaque consultation ou modification est journalisée. SoftAdvice conçoit le modèle de droits avec vous.
Les dossiers ne donnent pas le contrôle. Ils donnent l’accès.
Dans une arborescence, l'accès est tout ou rien : qui ouvre le dossier voit tout son contenu. Des documents confidentiels arrivent chez les mauvaises personnes, les tiers en reçoivent plus que nécessaire, et personne ne sait ensuite qui a vu quoi.
En cas de fuite de données ou d'audit RGPD, vous ne pouvez rien prouver : aucune trace, aucune journalisation, aucune preuve de gestion rigoureuse.
Droits par dossier
- L'accès au dossier donne accès à tout son contenu
- Aucune distinction entre lecture, modification et suppression
- Aucun journal de qui a ouvert ou téléchargé quoi
- Les tiers voient plus que nécessaire
- La conformité RGPD est impossible à prouver
Contrôle d'accès M-Files
- Des droits par document, par utilisateur, par action
- Lecture, modification, suppression et partage réglés séparément
- Chaque action dans un journal d'audit inaltérable
- Les tiers n'obtiennent que ce dont ils ont besoin
- Une conformité RGPD démontrable
Des droits qui suivent vos documents
M-Files utilise des listes de contrôle d'accès nommées : des ensembles de droits réutilisables liés aux types de documents, aux classes ou à des documents individuels. Les droits suivent les métadonnées : vous ne sécurisez jamais les documents un par un.
Un document de type « dossier du personnel » et de classe « confidentiel » reçoit automatiquement les bons droits. Quand son statut passe à « publié », les droits peuvent s'élargir automatiquement, sans intervention d'un administrateur.
Pensez à un badge qui ouvre exactement les portes dont votre rôle a besoin, et enregistre chaque porte ouverte.
Sécurité et conformitéTestez comment les droits changent selon le rôle et le statut
Changez le type, la classe ou le statut du document et voyez qui peut consulter, modifier ou supprimer.
Cliquez librement : cela fonctionne comme le vrai M-Files.
Quatre piliers d’une gestion documentaire sécurisée
M-Files enregistre chaque action sur chaque document : qui l’a ouvert, modifié, téléchargé ou supprimé.
Listes d'accès nommées
Des ensembles de droits réutilisables appliqués automatiquement selon le type, la classe ou le statut.
Journal d'audit
Journalisation inaltérable des consultations, modifications, téléchargements, partages et suppressions.
Gestion de la conservation
Archivage ou suppression automatique à la fin du délai de conservation, avec preuve.
Accès externe
Partage contrôlé avec des tiers via des liens sécurisés ou des comptes invités, sans accès au coffre.
La gestion des accès en pratique
RH et dossiers du personnel
Paie, évaluations et contrats ne sont visibles que par les RH et le manager concerné. Les autres ne voient même pas que le document existe.
Dossiers juridiques et de conformité
Les pistes d'audit prouvent que les dossiers confidentiels n'ont été consultés que par des personnes autorisées.
Travailler avec des sous-traitants
Les sous-traitants obtiennent un accès en lecture à des documents de projet précis via un compte invité, et rien d'autre.
En savoir plusAudits internes et ISO
Les rapports montrent que les politiques d'accès sont définies, appliquées et journalisées, sans paperasse manuelle.
En savoir plusVotre situation est différente ?
Expliquez-nous comment vos documents circulent aujourd’hui. Nous vous montrons ce que M-Files change pour vous.
Planifier une démoQuestions fréquentes
Un utilisateur peut-il voir un document auquel il n'a pas accès en lecture ?
Non. M-Files masque complètement ces documents, y compris dans les résultats de recherche.
Les partages externes sont-ils aussi journalisés ?
Oui. Chaque action via un lien partagé ou un compte invité est enregistrée avec l'heure et l'identité, pour la consultation comme le téléchargement.
Comment fonctionne la gestion de la conservation en pratique ?
Vous définissez un délai de conservation par classe de document. À l'échéance, le responsable est notifié et M-Files peut archiver ou supprimer le document après approbation.
Le journal d'audit peut-il être modifié ou effacé ?
Non. Le journal d'audit est inaltérable : aucun utilisateur, pas même un administrateur, ne peut modifier ou supprimer des entrées.
Les droits s’appliquent-ils aussi sur le web et le mobile ?
Oui. Le poste de travail, le web et le mobile appliquent exactement les mêmes droits.
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