Imaginez : une administration publique responsable de la santé, de l'éducation, de la justice, des finances et de la sécurité publique. Des milliers de documents par an. Tous sans erreur, traçables et conformes à la législation. C'est la réalité quotidienne de la République et du Canton du Jura (RCJU) en Suisse.
Et c'est précisément là que le bât blesse.
Deux plateformes, un maillon manquant
Le RCJU travaillait depuis 2018 avec M-Files pour la gestion électronique des documents et avec dox42 pour la génération de documents. Deux plateformes puissantes – mais sans connexion fluide, les risques demeuraient réels. Des documents qui n'étaient pas uniformes. Une ressaisie manuelle qui causait des erreurs. Une traçabilité difficile à garantir.
Pour une administration publique où la fiabilité et la conformité ne sont pas un luxe mais une exigence absolue, la situation était intenable.
La percée : un webinaire, un connecteur
Lors d'un webinaire de SoftAdvice – partenaire certifié M-Files et expert en dox42 – l'équipe informatique du RCJU a découvert le connecteur dox42 pour M-Files. La démonstration était immédiatement convaincante.
Le principe de fonctionnement est aussi simple qu'élégant : dès qu'un document change de statut dans M-Files, un appel à dox42 est automatiquement déclenché. dox42 récupère toutes les données nécessaires via les API REST de M-Files et génère le document final. Entièrement automatique. Aucune intervention manuelle. Aucun risque d'erreurs.
De la théorie à la pratique
L'intégration repose aujourd'hui sur certains des processus les plus critiques au sein de l'administration :
Pensez à la validation des engagements financiers, où des fiches de synthèse sont générées automatiquement. Ou à la gestion des demandes de contribution, avec des lettres d'attribution, de refus et de confirmation de paiement automatisées.
Des résultats qui comptent
Le déploiement s'est déroulé sans accroc, grâce à la collaboration étroite avec SoftAdvice et à la solide expertise interne de dox42. L'impact a été immédiatement ressenti :
Les documents sont désormais uniformes, conformes et entièrement traçables. La saisie manuelle appartient au passé, ce qui entraîne moins d'erreurs et soulage l'équipe de support. De nouveaux modèles ou ajustements sont opérationnels en un rien de temps – le délai de mise sur le marché a été considérablement réduit. Les équipes travaillent de manière plus autonome: ajouter une nouvelle fonctionnalité à un modèle existant ne prend que quelques minutes. Et grâce au déploiement automatisé, chaque paramétrage de production est sécurisé et prévisible.
L'expertise de SoftAdvice dans le domaine de M-Files, combinée à leur lien étroit avec dox42, nous a permis d'obtenir un composant parfaitement intégré et de haute qualité. La rapidité de réaction des équipes et la clarté de leurs explications nous ont permis de tirer le meilleur parti de cette intégration – avec une forte valeur ajoutée pour notre système d'information. »
— Architecte logiciel, SDI – République et Canton du Jura