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M-Files Aino : l'IA qui lit vos documents et remplit les métadonnées

Les métadonnées ne fonctionnent que si elles sont remplies, et on les néglige quand on est pressé. M-Files Aino lit chaque document, propose les bonnes propriétés, résume et répond aux questions, au sein de votre propre environnement.

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Partenaire M-Files Solution100+ implémentations depuis 2010Néerlandais, français, anglais

Exemple illustratif

En bref

M-Files Aino est l'assistant IA intégré à M-Files. Il lit le contenu de vos documents, propose les bonnes métadonnées, résume les documents, répond aux questions sur leur contenu et traduit l'information, en respectant les droits de votre coffre. SoftAdvice met Aino au travail avec la gouvernance en premier.

Le problème

Remplir les métadonnées prend du temps, alors on s’en passe

La gestion des versions et les workflows ne fonctionnent bien que si les documents portent les bonnes métadonnées. En pratique, on les néglige : trop de travail, trop de champs. Le document est enregistré sans client, statut ni type.

Saisie manuelle

Des champs laissés vides sous la pression
Chaque utilisateur classe différemment
Les workflows ne démarrent pas sans valeurs
Il faut ouvrir un fichier pour savoir ce que c’est

Avec M-Files Aino

Valeurs proposées, confirmées en un clic
Un classement cohérent dans toute l’organisation
Les workflows démarrent sur des métadonnées correctes
Un résumé sans ouvrir le fichier

La solution

Qu'est-ce que M-Files Aino, exactement ?

M-Files Aino est la couche d'intelligence au-dessus de M-Files : une application de coffre basée sur de grands modèles de langage qui analyse le contenu de vos documents et propose les bonnes métadonnées pour la carte de métadonnées.

Aino résume aussi les documents, répond aux questions sur le contenu d'un fichier et traduit l'information, sans ouvrir le document. Aino traite vos documents au sein de M-Files Cloud, respecte les droits de votre coffre, et vos documents ne servent pas à entraîner des modèles externes.

Pensez à un collègue qui lit chaque document entrant, remplit la fiche et vous demande seulement de confirmer.

IA avec Aino et Copilot

Démo interactive

Découvrez ce qu’Aino fait pour vous

Trois fonctions d’Aino : suggestions de métadonnées, résumés de documents et questions.

1. Metadata suggestions

M-Files Aino

Devis_RetailGroup.pdf

Type de document: Devis
Client: RetailGroup NV
Projet: Rénovation BE
Montant: 48 500 EUR
Date d'expiration: 30 juin 2026

Tout confirmer en un clic

2. Automatic summary

M-Files Aino

Devis_RetailGroup.pdf

Résumé

Devis pour la rénovation de 12 magasins en Belgique. Total 48 500 EUR hors TVA, valable jusqu’au 30 juin 2026. Paiement en deux tranches.

Poser des questions

M-Files Aino

Quelles sont les conditions de paiement ?

Deux tranches : 40 % à la commande, 60 % à la livraison, chacune payable sous 30 jours.

Devis_RetailGroup.pdf

Exemple illustratif

Ce que cela permet

Ce qu’Aino apporte à votre organisation

Aino est plus qu’une aide à la saisie. Il rend votre gestion de l’information plus intelligente de quatre façons.

Suggestions de métadonnées

Aino propose le type de document, le client, le projet, la date et plus. Vous confirmez en un clic.

Résumé automatique

Un court résumé est enregistré en métadonnée : vous savez de quoi parle un document sans l'ouvrir.

Poser des questions

Posez une question sur le contenu d'un dossier ou document et obtenez une réponse sourcée.

Classification intelligente

Quand M-Files ne connaît pas encore le type de document, le classificateur détermine la classe et donne du contexte à Aino.

Aino est inclus dans les éditions M-Files Essentials et Enterprise, dans M-Files Cloud ; Enterprise ajoute les Aino Agents pour les métadonnées à grande échelle. SoftAdvice vous conseille sur le bon modèle de licence pour votre organisation.

En pratique

Aino dans votre secteur

Gestion des contrats

Aino reconnaît type de contrat, parties, montant et durée au chargement, et le workflow démarre sur des métadonnées correctes.

Traitement des factures

Les factures sont liées au bon fournisseur, centre de coûts et période ; l’approbation démarre sans travail manuel.

Dossiers de projet d'ingénierie

Rapports et plans reçoivent de façon cohérente le bon numéro de projet, la révision et la discipline.

Gestion de la qualité

Aino reconnaît procédures, formulaires et rapports d'audit et ajoute type, version et validité.

Dossiers juridiques

Aino résume les longs contrats et la correspondance pour qu'on saisisse un dossier sans tout lire.

Votre situation est différente ?

Expliquez-nous comment vos documents circulent aujourd’hui. Nous vous montrons ce que M-Files change pour vous.

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Questions fréquentes

Aino traite-t-il nos documents hors de notre environnement ?

Non. Aino traite vos documents au sein de M-Files Cloud et dans le respect des droits de votre coffre, et vos documents ne servent pas à entraîner des modèles externes. Aino est disponible pour M-Files Cloud, pas pour les installations sur site.

Aino fonctionne-t-il aussi sur les documents déjà présents dans notre coffre ?

Oui. Les documents existants peuvent être analysés par lot, et les nouveaux documents sont traités au chargement.

Quelle est la précision des suggestions ?

La précision s'améliore à mesure qu'Aino traite davantage de documents de votre coffre, et les utilisateurs confirment ou corrigent toujours une suggestion avant enregistrement.