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La gestion des versions dans M-Files : toujours la bonne version, avec tout l’historique
Fini rapport_v2_final_DEFINITIF.docx. M-Files conserve chaque version de chaque document, montre qui a modifié quoi et quand, et garantit que chacun travaille sur la version à jour.
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Exemple illustratif
En bref
La gestion des versions dans M-Files conserve chaque version d'un document au même endroit, avec qui a modifié quoi et quand. La dernière version est toujours celle utilisée, les versions précédentes peuvent être comparées ou restaurées, et l'historique complet soutient les audits et la conformité. SoftAdvice la configure par type de document.
Pourquoi les noms de fichiers ne sont pas une gestion des versions
Les documents sont enregistrés en local, envoyés par e-mail et écrasés. Au bout d’une semaine, personne ne sait quelle version fait foi.
Résultat : du temps perdu, des erreurs et, au pire, un contrat périmé ou un rapport retiré envoyé à un client.
Sans gestion des versions
- Plusieurs fichiers du même nom en circulation
- Personne ne sait quelle est la dernière version
- Les modifications sont écrasées sans trace
- Revenir à une version précédente est impossible
- Aucune visibilité sur qui a modifié quoi
Gestion des versions M-Files
- Toujours une seule version à jour par document
- Historique complet avec date et auteur
- Chaque modification est enregistrée automatiquement
- Restaurer toute version précédente en un clic
- Prêt pour l'audit ISO, GxP et autres normes
Comment fonctionne la gestion des versions dans M-Files
Chaque fois que quelqu'un enregistre un document dans M-Files, une nouvelle version est créée et la précédente reste intacte. Vous travaillez toujours sur la dernière version, tandis que tout l'historique reste disponible.
Pendant que vous modifiez un document, il est extrait et verrouillé pour les autres. À l'enregistrement, il est réintégré et la nouvelle version devient visible pour l'équipe. Cela fonctionne pour tous les types de fichiers, y compris PDF, plans CAO et numérisations.
Pensez à l'historique des versions d'un éditeur en ligne, mais pour tous les types de fichiers et avec un contrôle total sur qui peut voir et modifier quoi.
Gestion des versionsVoici à quoi ressemble un historique des versions
Cliquez sur une version pour la comparer ou la restaurer, comme dans M-Files.
Cliquez librement : cela fonctionne comme le vrai M-Files.
Plus qu'un filet de sécurité
La gestion des versions est le socle de la collaboration, de la conformité et de l’assurance qualité.
Verrouillage à l’extraction
Pendant qu'une personne modifie, personne ne peut écraser son travail. Fini les modifications contradictoires.
Restauration en un clic
Une erreur ? Restaurez une version précédente sans perte de données.
Notifications de modification
Les parties prenantes sont averties dès qu’une nouvelle version est disponible.
La gestion des versions dans votre secteur
Gestion des contrats
Chaque tour de négociation crée une nouvelle version : vous voyez toujours quelle clause a changé et quand.
Révisions d'ingénierie
Les plans passent par de nombreuses révisions ; les tiers voient toujours la version approuvée.
En savoir plusGestion de la qualité (ISO, GxP)
Les procédures exigent des versions maîtrisées avec dates d'approbation, démontrables en audit.
En savoir plusRapports financiers
Les rapports trimestriels et annuels sont révisés plusieurs fois ; la revue reste transparente.
Politiques et procédures
Les collaborateurs voient la version en vigueur ; les versions expirées sont archivées automatiquement.
Votre situation est différente ?
Expliquez-nous comment vos documents circulent aujourd’hui. Nous vous montrons ce que M-Files change pour vous.
Planifier une démoQuestions fréquentes
Chaque enregistrement crée-t-il une nouvelle version ?
Oui. Chaque enregistrement dans M-Files crée une nouvelle version, et les modifications de métadonnées sont aussi versionnées. La version précédente reste intacte.
Peut-on comparer deux versions ?
Oui. Vous pouvez ouvrir toute version précédente et la comparer avec la version actuelle pour voir précisément ce qui a changé.
Que se passe-t-il quand on restaure une ancienne version ?
L'ancien contenu devient la nouvelle version actuelle. Rien n'est perdu : les versions intermédiaires restent dans l'historique.
Cela fonctionne-t-il pour tous les types de fichiers ?
Oui : fichiers Office, PDF, plans CAO, numérisations et tout autre fichier stocké dans M-Files.
Qui peut voir les anciennes versions ?
L'historique des versions suit les droits du document : seuls les utilisateurs autorisés peuvent ouvrir les versions précédentes.
Découvrez les autres possibilités de M-Files
Gestion des versions
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