Qu'est-ce que l'OCR ?

La reconnaissance optique de caractères convertit les documents scannés en texte consultable et modifiable, la base de la gestion documentaire dans M-Files.

4 min de lectureFocus M-Files

En bref

L'OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) est une technologie qui reconnaît le texte dans des documents numérisés, des photos ou des images et le convertit en texte modifiable et consultable pouvant être traité par un logiciel.

Sur cette page

Qu'est-ce que l'OCR et comment ça fonctionne ?
Avantages de l'OCR dans votre organisation
OCR vs. indexation manuelle
Comment mettre en œuvre l'OCR dans M-Files ?
Questions Fréquemment Posées sur l'OCR

Qu'est-ce que l'OCR et comment ça fonctionne ?

Lorsque vous numérisez un document, une photo numérique est créée, une image de texte, mais pas du texte réel. Vous ne pouvez pas le rechercher, vous ne pouvez pas en extraire des données, et le logiciel ne comprend pas le contenu. L'OCR résout ce problème.

Le logiciel OCR analyse les pixels de l'image, reconnaît les motifs correspondant aux lettres et aux mots, et les traduit en texte pouvant être lu par n'importe quel système. Dans M-Files, cela se fait automatiquement lors du téléchargement de fichiers numérisés.

Le résultat : chaque document numérisé est entièrement consultable. Recherchez par nom de client, numéro de facture ou clause de contrat, M-Files le trouve, même dans des documents numérisés il y a des décennies.

Avantages de l'OCR dans votre organisation

Recherche en texte intégral

Recherchez chaque mot dans chaque document scanné. Plus d'archive manuelle, plus de perte de temps.

Traitement automatique

Factures, contrats et formulaires sont traités automatiquement sans saisie manuelle des données.

Archive conforme RGPD

Les documents consultables sont plus faciles à classifier, archiver et supprimer selon les délais RGPD.

Pas de double saisie

Les données des factures ou formulaires scannés vont automatiquement dans votre ERP ou CRM.

Archives historiques accessibles

Des années de dossiers papier deviennent consultables sans indexation manuelle. Scannez une fois, trouvez toujours.

Meilleure qualité des données

Le texte extrait est cohérent et structuré, prêt pour l'attribution de métadonnées dans M-Files.

OCR vs. indexation manuelle

De nombreuses organisations indexent encore manuellement les documents numérisés : un employé saisit le client, la date et le type de document. L'OCR rend cela inutile pour la majorité des documents.

OCR vs. indexation manuelle dans M-Files
Aspect	Indexation manuelle	OCR + M-Files
Durée par document	2 à 5 minutes	Automatique, quelques secondes
Exhaustivité	Seulement les champs indexés	Contenu intégral du document
Risque d'erreur	Fautes de frappe	Précision 95-99%
Évolutivité	Plus de volume = plus d'heures	Évolutivité illimitée
Consultabilité	Limité aux champs saisis	Recherche en texte intégral

Comment mettre en œuvre l'OCR dans M-Files ?

M-Files dispose d'un OCR intégré qui est appliqué automatiquement lors du téléchargement de documents numérisés. SoftAdvice configure les paramètres OCR afin que le texte reconnu soit correctement lié aux métadonnées et aux flux de travail.

Étape 1
Définir la stratégie de numérisation
Déterminez quels documents seront numérisés, via quel appareil et à quelle résolution. Une bonne numérisation est la base d'une bonne OCR.
Étape 2
Configurer l'OCR dans M-Files
SoftAdvice configure le module OCR dans M-Files pour les langues, types de fichiers et règles d'extraction de métadonnées appropriés.
Étape 3
Configurer la classification automatique
Sur la base du texte reconnu, les documents sont automatiquement classifiés avec des métadonnées : type, client, date.
Étape 4
Migrer les archives historiques
Les documents scannés existants sont traités par lot afin que votre archive historique complète devienne consultable.
Étape 5
Valider et lancer
Après validation, le traitement OCR se lance automatiquement pour tous les nouveaux documents entrants dans M-Files.

Questions Fréquemment Posées sur l'OCR

Qu'est-ce que l'OCR ?

L'OCR signifie Reconnaissance Optique de Caractères. Il reconnaît le texte dans les documents numérisés et le convertit en texte consultable. Sans OCR, les documents numérisés ne sont que des images.

À quoi sert l'OCR ?

L'OCR numérise les documents papier, traite automatiquement les factures et rend les archives historiques consultables. Dans M-Files, l'OCR rend chaque document consultable par son contenu.

Quelle est la différence entre l'OCR et un scan ordinaire ?

Un scan ordinaire est une photo numérique. L'OCR analyse l'image et la convertit en texte réel qui peut être recherché, copié et traité.

L'OCR fonctionne-t-il dans M-Files ?

Oui. M-Files inclut un OCR intégré qui traite automatiquement les documents numérisés lors de leur téléchargement. Le texte reconnu devient indexable pour la recherche en texte intégral.

Quelle est la précision de l'OCR ?

L'OCR moderne atteint une précision de 95 à 99 % sur des documents bien numérisés. La qualité du scan, la police et la langue influencent le résultat.