Skip to Content


Kennisbank

Wat is OCR?

Optical Character Recognition zet gescande documenten om naar doorzoekbare, bewerkbare tekst — de basis voor intelligent documentbeheer in M-Files.

📖 4 min leestijd🗓 April 2026🔍 M-Files focus
Base de connaissances

Qu'est-ce que l'OCR ?

La reconnaissance optique de caractères convertit les documents scannés en texte consultable et modifiable — la base de la gestion documentaire dans M-Files.

📖 4 min de lecture🗓 Avril 2026🔍 Focus M-Files
Knowledge Base

What is OCR?

Optical Character Recognition converts scanned documents into searchable, editable text — the foundation for intelligent document management in M-Files.

📖 4 min read🗓 April 2026🔍 M-Files focus


What is OCR and how does it work?

When you scan a document, a digital photo is created — an image of text, but not actual text. You cannot search it, you cannot extract data from it, and software does not understand the content. OCR solves that.

OCR software analyzes the pixels in the image, recognizes patterns that correspond to letters and words, and translates them into text that can be read by any system. IIn M-Files, this happens automatically when uploading scanned files.

The result: every scanned document is fully searchable. Search by customer name, invoice number, or contract clause — M-Files finds it, even in documents that were scanned decades ago.

Benefits of OCR in your organization


Full-text doorzoekbaar

Zoek op elk woord in elk gescand document. Geen manueel archief meer, geen tijdverlies bij het opzoeken van informatie.

Automatische verwerking

Facturen, contracten en formulieren worden automatisch verwerkt zonder manuele invoer van data uit gescande bestanden.

GDPR-compliant archief

Doorzoekbare documenten zijn makkelijker te classificeren, archiveren en verwijderen conform GDPR-bewaartermijnen.

Geen dubbele invoer

Data uit gescande facturen of formulieren gaat automatisch naar uw ERP of CRM zonder opnieuw typen.

Historisch archief ontsluiten

Jaren aan papieren dossiers worden doorzoekbaar zonder manuele indexering. Één keer scannen, altijd vindbaar.

Hogere datakwaliteit

Geëxtraheerde tekst is consistent en gestructureerd — klaar voor metadata-toewijzing en automatische workflows in M-Files.

Recherche en texte intégral

Recherchez chaque mot dans chaque document scanné. Plus d'archive manuelle, plus de perte de temps.

Traitement automatique

Factures, contrats et formulaires sont traités automatiquement sans saisie manuelle des données.

Archive conforme RGPD

Les documents consultables sont plus faciles à classifier, archiver et supprimer selon les délais RGPD.

Pas de double saisie

Les données des factures ou formulaires scannés vont automatiquement dans votre ERP ou CRM.

Archives historiques accessibles

Des années de dossiers papier deviennent consultables sans indexation manuelle. Scannez une fois, trouvez toujours.

Meilleure qualité des données

Le texte extrait est cohérent et structuré — prêt pour l'attribution de métadonnées dans M-Files.

Full-text searchable

Search every word in every scanned document. No more manual archive, no time wasted looking for information.

Automatic processing

Invoices, contracts and forms are processed automatically without manual data entry from scanned files.

GDPR-compliant archive

Searchable documents are easier to classify, archive and delete according to GDPR retention periods.

No double entry

Data from scanned invoices or forms goes automatically to your ERP or CRM without retyping.

Unlock historical archive

Years of paper files become searchable without manual indexing. Scan once, find forever.

Higher data quality

Extracted text is consistent and structured — ready for metadata assignment and automated workflows in M-Files.

OCR vs. manual indexing

Many organizations still manually index scanned documents: an employee types in the customer, date, and document type. OCR makes this unnecessary for the majority of documents..

OCR vs. handmatige indexering in M-Files
AspectHandmatige indexeringOCR + M-Files
Tijdsduur per document2 tot 5 minutenAutomatisch, seconden
VolledigheidEnkel geïndexeerde veldenVolledige documentinhoud
FoutrisicoTypfouten bij invoer95-99% nauwkeurigheid
SchaalbaarheidMeer volume = meer urenOnbeperkt schaalbaar
ZoekbaarheidBeperkt tot ingetypte veldenVolledig full-text doorzoekbaar
OCR vs. indexation manuelle dans M-Files
AspectIndexation manuelleOCR + M-Files
Durée par document2 à 5 minutesAutomatique, quelques secondes
ExhaustivitéSeulement les champs indexésContenu intégral du document
Risque d'erreurFautes de frappePrécision 95-99%
ÉvolutivitéPlus de volume = plus d'heuresÉvolutivité illimitée
ConsultabilitéLimité aux champs saisisRecherche en texte intégral
OCR vs. manual indexing in M-Files
AspectManual indexingOCR + M-Files
Time per document2 to 5 minutesAutomatic, seconds
CompletenessOnly indexed fieldsFull document content
Error riskTypos during entry95-99% accuracy
ScalabilityMore volume = more hoursUnlimited scalability
SearchabilityLimited to typed fieldsFull-text searchable

How do you implement OCR in M-Files?

M-Files has built-in OCR that is automatically applied when uploading scanned documents. SoftAdvice configures the OCR settings so that the recognized text is correctly linked to metadata and workflows.

  1. 1
    Stap 1Scanstrategie bepalen

    Bepaal welke documenten gescand worden, via welk apparaat en in welke resolutie. Een goede scan is de basis voor goede OCR-resultaten.

  2. 2
    Stap 2OCR configureren in M-Files

    SoftAdvice configureert de OCR-module in M-Files voor de juiste talen, bestandstypen en metadata-extractieregels.

  3. 3
    Stap 3Automatische classificatie instellen

    Op basis van de herkende tekst worden documenten automatisch geclassificeerd met metadata: documenttype, klant, datum.

  4. 4
    Stap 4Historisch archief migreren

    Bestaande gescande documenten worden batchgewijs verwerkt zodat uw volledig historisch archief doorzoekbaar wordt.

  5. 5
    Stap 5Valideren en live gaan

    Na validatie gaat de OCR-verwerking automatisch live voor alle nieuwe inkomende documenten in uw M-Files omgeving.

  1. 1
    Étape 1Définir la stratégie de numérisation

    Déterminez quels documents seront numérisés, via quel appareil et à quelle résolution. Une bonne numérisation est la base d'une bonne OCR.

  2. 2
    Étape 2Configurer l'OCR dans M-Files

    SoftAdvice configure le module OCR dans M-Files pour les langues, types de fichiers et règles d'extraction de métadonnées appropriés.

  3. 3
    Étape 3Configurer la classification automatique

    Sur la base du texte reconnu, les documents sont automatiquement classifiés avec des métadonnées : type, client, date.

  4. 4
    Étape 4Migrer les archives historiques

    Les documents scannés existants sont traités par lot afin que votre archive historique complète devienne consultable.

  5. 5
    Étape 5Valider et lancer

    Après validation, le traitement OCR se lance automatiquement pour tous les nouveaux documents entrants dans M-Files.

  1. 1
    Step 1Define scanning strategy

    Determine which documents will be scanned, via which device and at what resolution. A good scan is the foundation for good OCR results.

  2. 2
    Step 2Configure OCR in M-Files

    SoftAdvice configures the OCR module in M-Files for the correct languages, file types and metadata extraction rules.

  3. 3
    Step 3Set up automatic classification

    Based on the recognised text, documents are automatically classified with metadata: document type, client, date.

  4. 4
    Step 4Migrate historical archive

    Existing scanned documents are processed in batches so your complete historical archive becomes searchable.

  5. 5
    Step 5Validate and go live

    After validation, OCR processing automatically goes live for all new incoming documents in your M-Files environment.

Frequently Asked Questions about OCR



OCR stands for Optical Character Recognition. It recognizes text in scanned documents and converts it into searchable text. Without OCR, scanned documents are just images.

OCR digitizes paper documents, automatically processes invoices, and makes historical archives searchable. In M-Files, OCR makes every document searchable by content.

A regular scan is a digital photo. OCR analyzes the image and converts it into actual text that can be searched, copied, and processed.

Yes. M-Files includes built-in OCR that automatically processes scanned documents upon upload. The recognized text becomes indexable for full-text searching.

Modern OCR achieves 95 to 99% accuracy on well-scanned documents. Scan quality, font, and language affect the result.


Uw archief doorzoekbaar maken met OCR?

Ontdek in een gratis QuickScan hoe M-Files OCR uw documentstroom automatiseert.

QuickScan aanvragen
Rendre vos archives consultables avec l'OCR ?

Découvrez dans un QuickScan gratuit comment M-Files OCR automatise votre flux documentaire.

QuickScan aanvragen
Make your archive searchable with OCR?

Discover in a free QuickScan how M-Files OCR automates your document flow.

QuickScan aanvragen

Be the first to receive our white papers and customer case studies

Get all the latest news, blog posts, and product updates from our company delivered straight to your inbox.


Bedankt voor het registreren!

Subscribe