Chaque jour, les employés ouvrent M-Files, extraient des données, ouvrent Word et retapent tout. Cinq minutes par document. Dix documents par jour.
Et quelque part dans ce processus, une erreur s'infiltre et cause des problèmes des semaines plus tard.
Le vrai problème n’est pas dans le document
Les entreprises qui utilisent M-Files ont toutes leurs informations bien organisées. Les métadonnées sont précises. Les fichiers sont faciles à trouver. Les flux de travail fonctionnent sans accroc. Mais vient le moment où quelqu'un doit draft un devis, un contrat ou un rapport. Et c'est là que la copie commence.
Nom du client depuis M-Files, adresse depuis M-Files, numéro de référence depuis M-Files. Tout est tapé manuellement dans template Word. Parfois c'est correct. Parfois ce ne l'est pas. Et personne ne s'en rend compte jusqu'à ce que le document ait déjà été envoyé.
La cause : les données et les documents existent dans deux mondes différents
M-Files gère vos informations. Word gère vos documents. Mais il n'y a pas de pont entre les deux. Le résultat est que les gens deviennent eux-mêmes le pont. Ils copient, collent et vérifient. Encore et encore.
Ce n’est pas un problème de discipline ou d’attention. C’est un problème structurel. Et vous résolvez les problèmes structurels avec une solution structurelle, pas avec un contrôle supplémentaire ou une liste de vérification.
dox42 comble le fossé entre M-Files et vos modèles Word
dox42 est une plateforme de génération de documents qui remplit automatiquement vos modèles Word et Excel existants avec des données provenant de M-Files. Vous construisez le modèle une fois dans Word, marquez les champs qui doivent être remplis automatiquement, et dox42 s'occupe du reste.
Le résultat : un employé sélectionne un objet dans M-Files, choisit le modèle, et clique sur « Générer. » En 30 secondes, le document est prêt, correctement rempli, enregistré au bon endroit, et lié au bon fichier.
Pour quels documents les clients utilisent-ils cela le plus souvent ?
dox42 fonctionne pour tout type de document commercial où des données de M-Files déterminent le contenu. Les applications les plus courantes :
- Devis et contrats pour les clients, remplis automatiquement avec le nom, l'adresse, le numéro de référence, et les prix du fichier.
- Contrats de travail et documents RH avec des données personnelles extraites directement du dossier du personnel.
- Rapports d' inspection et de conformité basés sur des données techniques de terrain provenant de M-Files.
- Factures et notes de crédit générées à partir des données de projet sans saisie manuelle.
Tout document qui est actuellement rempli manuellement avec des données de M-Files peut être généré automatiquement demain.
Que montre l'expérience du monde réel ?
La République et Canton du Jura (RCJU) en Suisse utilise l'intégration dox42 avec M-Files pour plus de 400 documents. Ce qui prenait des heures prend maintenant juste quelques secondes. Et chaque document est correct, à chaque fois.