Qu'est-ce qu'un dossier numérique ?

Un ensemble structuré et numérique de tous les documents, données et communications liés à un client ou projet, toujours complet, toujours trouvable.

4 minDossiers M-Files

En bref

Un fichier numérique est une collection numérique structurée de tous les documents, données et communications appartenant à une seule entité, un client, un projet, un dossier ou une politique. Dans M-Files, un fichier est un objet intelligent qui regroupe automatiquement toutes les informations connexes en fonction des métadonnées.

Sur cette page

Qu'est-ce qu'un fichier numérique ?
Avantages des fichiers numériques dans M-Files
Mise en œuvre de fichiers numériques dans M-Files
Questions Fréquemment Posées

Qu'est-ce qu'un fichier numérique ?

Dans la plupart des organisations, un dossier client n'est pas un objet mais une action de recherche. Les documents sont éparpillés sur des lecteurs partagés, des boîtes de réception d'e-mails et des systèmes CRM. Compiler un historique client complet prend du temps et peut entraîner des erreurs.

Dans M-Files, un dossier client est un objet central unique. Tous les documents liés à ce client, contrats, devis, correspondance, factures, procès-verbaux, apparaissent automatiquement dans le dossier. Pas parce qu'ils sont stockés dans un dossier, mais parce que leurs métadonnées indiquent qu'ils appartiennent à ce client.

SoftAdvice configure votre structure de fichiers pour répondre à vos besoins. Que ce soit des dossiers clients pour un cabinet comptable, des dossiers de projet pour une entreprise d'ingénierie, ou des dossiers clients pour un cabinet d'avocats, la méthodologie de fichier dans M-Files s'adapte à votre secteur et à vos méthodes de travail.

Avantages des fichiers numériques dans M-Files

Toujours complet

Chaque document, e-mail et communication pertinents sont automatiquement dans le bon dossier.

Trouvable immédiatement

Recherchez par nom de client ou numéro de projet. M-Files affiche le dossier complet.

Meilleure collaboration

Les collègues travaillent toujours dans le même dossier actuel.

Contrôle d'accès par dossier

Chaque dossier a sa propre structure de droits.

Prêt pour le RGPD

Données personnelles par dossier gérées avec règles de rétention.

Historique du dossier

Chaque dossier a une piste d'audit complète de toutes les actions.

Mise en œuvre de fichiers numériques dans M-Files

Étape 1
Définir la structure du dossier
Déterminez quels objets forment un dossier : client, projet, affaire.
Étape 2
Lier les types de documents
Définissez quels types de documents appartiennent à chaque type de dossier.
Étape 3
Constitution automatique
M-Files regroupe automatiquement les documents via les métadonnées.
Étape 4
Configurer workflow et statut
Chaque dossier a un cycle de vie : créé, actif, clôturé, archivé.
Étape 5
Connexion avec CRM ou ERP
Les dossiers sont synchronisés avec votre CRM ou ERP.

Questions Fréquemment Posées

Qu'est-ce qu'un fichier numérique ?

Un fichier numérique est une collection numérique structurée de tous les documents, données et communications liés à une seule entité, client, projet, dossier ou politique. Dans M-Files, c'est un objet avec des documents liés et des métadonnées.

Quelle est la différence avec un dossier ?

Un dossier est un emplacement de stockage physique. Un fichier numérique dans M-Files est un objet intelligent : il regroupe automatiquement tous les documents liés en fonction des métadonnées, peu importe leur emplacement de stockage physique.

Comment un fichier est-il rempli automatiquement ?

Dans M-Files, chaque document est lié au bon fichier par le biais des métadonnées. Les documents se retrouvent automatiquement dans le bon fichier sans aucune intervention manuelle.

Comment fonctionne le contrôle d'accès par fichier ?

Chaque fichier a une structure de droits dérivée des métadonnées. Un dossier client est automatiquement visible uniquement par le gestionnaire de compte concerné et ses collègues.

Un fichier numérique peut-il être lié à mon CRM ?

Oui. M-Files s'intègre nativement avec Salesforce, Microsoft Dynamics et d'autres systèmes CRM. Les données clients dans le CRM sont synchronisées avec les métadonnées des documents.