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ComparaisonM-Files ou DocuWare : lequel convient à vos documents ?
Ce sont deux systèmes de gestion documentaire reconnus, avec workflows, IA et choix entre cloud et sur site. La différence est dans l’approche : DocuWare excelle dans la capture et le traitement des documents entrants, M-Files dans la gestion des documents dans leur contexte métier.
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Exemple illustratif
En bref
DocuWare et M-Files sont deux systèmes de gestion documentaire avec workflows, IA et déploiement cloud ou sur site. DocuWare, filiale de Ricoh depuis 2019, est connu pour la capture et le traitement intelligent des documents, comme le traitement des factures, les formulaires électroniques et les dossiers du personnel. M-Files classe les documents par métadonnées et les relie aux clients, projets, contrats et autres objets métier, avec des droits et workflows pilotés par ces métadonnées et une intégration poussée à Microsoft 365. SoftAdvice met en œuvre M-Files au BeNeLux.
Tout dépend d’où viennent vos documents
Les deux systèmes en font beaucoup. Regardez vos documents les plus importants : surtout du papier entrant et des factures, ou des documents que vos équipes créent et gèrent autour des clients et projets ?
Fort sur les documents entrants
De gros volumes de factures, bons de livraison et formulaires à capturer, indexer et router, souvent comme archive à côté d’un ERP.
- Capture et indexation intelligente
- Traitement des factures
- Formulaires électroniques
Fort sur les documents en contexte
Notre choixDossiers clients, projets, contrats, procédures et documents qualité que vos équipes créent, revoient et approuvent, liés au client, fournisseur ou projet concerné.
- Métadonnées et objets métier
- Cycle de vie, approbation et droits
- Dans Microsoft 365
Recouvrement
Les deux gèrent versions, workflows, conservation, accès mobile et assistance IA. Le choix dépend alors de vos processus, de votre environnement Microsoft et de votre partenaire.
- Versions et workflows
- Cloud ou sur site
- Assistance IA
Comment DocuWare et M-Files abordent les mêmes tâches
Sur la base de ce que publient les deux éditeurs. Demandez aux deux une démo sur vos propres documents avant de décider.
| Sujet | DocuWare | M-Files |
|---|---|---|
| Approche | Gestion documentaire et automatisation des workflows, forte en capture | Piloté par les métadonnées : documents classés par ce qu’ils sont et ce à quoi ils se rattachent |
| Documents entrants | Capture et traitement intelligent des documents avec extraction GenAI | Aino suggère des métadonnées à l’enregistrement |
| Contexte métier | Documents avec champs d’index | Documents liés à des objets comme clients, projets, contrats et collaborateurs |
| Workflows | Gestion des workflows et formulaires électroniques | États de workflow dans le cycle de vie, déclenchés par les métadonnées |
| Droits | Accès basé sur les rôles | Accès qui suit les métadonnées, comme client, projet ou statut |
| Microsoft 365 | Intégrations disponibles | Fonctionne dans Teams et Outlook ; M-Files Cloud stocke les documents dans SharePoint Embedded dans votre tenant |
| Référentiels existants | Documents stockés dans DocuWare | Peut afficher du contenu de lecteurs réseau et d’autres systèmes sans tout déplacer |
| Déploiement | Cloud et sur site | Cloud et sur site |
| Solutions packagées | Solutions comme le traitement des factures et les dossiers RH | Solutions comme M-Files for Contracts, M-Files for Quality et le portail client Hubshare |
Nous sommes partenaire M-Files, jugez par vous-même
SoftAdvice met en œuvre M-Files, nous ne sommes donc pas neutres. Si votre besoin principal est de traiter de gros volumes de factures entrantes à côté d’un ERP, DocuWare est une option sérieuse et nous vous le dirons.
Si vos documents concernent clients, projets, contrats et qualité, et que vos équipes travaillent dans Microsoft 365, M-Files convient généralement mieux. Comparez les deux sur vos propres documents.
- Demandez aux deux une démo sur vos documents
- Comparez l’effort total, pas seulement la licence
- Regardez le partenaire qui le mettra en œuvre
Questions sur M-Files et DocuWare
Quelle est la principale différence entre M-Files et DocuWare ?
DocuWare est connu pour la capture et le traitement des documents entrants comme les factures. M-Files classe les documents par métadonnées et les relie aux clients, projets et contrats, avec des droits et workflows qui suivent ce contexte.
Les deux existent-ils en cloud et sur site ?
Oui, les deux proposent cloud et sur site. Certaines solutions M-Files, comme M-Files for Quality, fonctionnent uniquement dans le M-Files Cloud.
Lequel est le moins cher ?
Aucun ne publie une grille simple pour chaque cas ; les deux tarifent par utilisateur et périmètre. Comparez l’ensemble : licences, mise en œuvre et effort de maintenance. Pour M-Files, le calculateur de prix donne une estimation.
Pouvons-nous passer de DocuWare à M-Files ?
Oui. Les documents et leurs champs d’index peuvent être migrés et convertis en métadonnées M-Files. Nous le planifions par type de document, pour que le travail continue.
Comparez sur vos propres documents
En une démo d’une heure, nous montrons M-Files sur votre propre cas, pour le comparer à DocuWare.