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ComparaisonM-Files ou OpenText : lequel convient à votre organisation ?
OpenText est l’un des plus grands éditeurs de gestion de contenu d’entreprise, avec un large portefeuille et des intégrations poussées avec SAP et d’autres systèmes métier. M-Files suit une autre voie : des documents classés par métadonnées, liés aux clients, projets et contrats, et utilisés dans Microsoft 365.
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Exemple illustratif
En bref
OpenText et M-Files gèrent tous deux documents, workflows et archives avec l’IA. OpenText propose un large portefeuille, dont OpenText Content Management (Extended ECM), Core Content et Documentum, avec des intégrations poussées à SAP, Microsoft 365 et Salesforce et un déploiement sur site, en cloud privé ou public. M-Files classe les documents par métadonnées, les relie à des objets métier comme clients, projets et contrats, et fonctionne dans Microsoft 365, où M-Files Cloud stocke les documents dans votre propre tenant. SoftAdvice met en œuvre M-Files au BeNeLux.
Tout dépend de votre paysage et de votre échelle
Ce sont deux plateformes sérieuses. La question est de savoir où vivent vos documents, à quels systèmes ils doivent être reliés et qui gérera la plateforme.
Large portefeuille d’entreprise
Grandes organisations aux paysages complexes, contenu étroitement lié à SAP ou à d’autres systèmes cœur, et besoins spécialisés comme Documentum pour les sciences de la vie ou l’ingénierie.
- Intégration SAP poussée
- Records management et archivage
- Nombreuses options de déploiement
Documents en contexte, dans Microsoft 365
Notre choixOrganisations moyennes et grandes dont les documents tournent autour des clients, projets, contrats et de la qualité, avec des équipes dans Teams et Outlook, et le besoin de démarrer vite.
- Métadonnées et objets métier
- Dans Microsoft 365
- Solutions prêtes à l’emploi
Recouvrement
Les deux gèrent versions, workflows, droits, archives et conservation, pistes d’audit et IA sur le contenu. Périmètre, paysage et partenaire font alors la différence.
- Archives et conservation
- Workflows
- IA sur le contenu
Comment OpenText et M-Files abordent les mêmes tâches
Sur la base de ce que publient les deux éditeurs. Demandez aux deux une démo sur vos propres documents avant de décider.
| Sujet | OpenText | M-Files |
|---|---|---|
| Approche | Gestion de contenu d’entreprise avec référentiels et espaces de travail métier | Piloté par les métadonnées : documents classés par ce qu’ils sont et ce à quoi ils se rattachent |
| Produits | Content Management (Extended ECM), Core Content, Documentum | Une plateforme, avec des solutions comme M-Files for Contracts, M-Files for Quality et Hubshare |
| Systèmes métier | Intégrations poussées avec SAP, Microsoft 365, Salesforce et Guidewire | Se connecte au CRM, à l’ERP et aux référentiels existants sans tout déplacer |
| Microsoft 365 | Intégrations avec Microsoft 365 et Teams | Fonctionne dans Teams et Outlook ; M-Files Cloud stocke les documents dans SharePoint Embedded dans votre tenant |
| Archives et gouvernance | Records management, conservation légale, pistes d’audit et archivage | Règles de conservation, droits et piste d’audit pilotés par les métadonnées |
| Workflows | Automatisation des workflows configurable | États de workflow dans le cycle de vie, déclenchés par les métadonnées |
| IA | OpenText Content Aviator : recherche conversationnelle, résumés, traduction | M-Files Aino : suggestions de métadonnées et réponses sourcées, dans les droits M-Files |
| Déploiement | Sur site, cloud privé, cloud public et services managés | M-Files Cloud, sur site ou hybride |
Nous sommes partenaire M-Files, jugez par vous-même
SoftAdvice met en œuvre M-Files, nous ne sommes donc pas neutres. Si votre stratégie de contenu tourne autour de SAP et que vous avez besoin d’un large portefeuille, OpenText est une option sérieuse et nous vous le dirons.
Si vos documents concernent clients, projets, contrats et qualité, que vos équipes travaillent dans Microsoft 365 et que vous voulez un premier processus en production en quelques semaines, M-Files convient généralement mieux.
- Demandez aux deux une démo sur vos documents
- Comparez l’effort total, pas seulement la licence
- Regardez le partenaire qui le mettra en œuvre
Questions sur M-Files et OpenText
Quelle est la principale différence entre M-Files et OpenText ?
OpenText propose un large portefeuille de contenu avec des intégrations poussées à SAP et d’autres systèmes cœur. M-Files classe les documents par métadonnées, les relie à des objets métier comme clients et projets, et fonctionne dans Microsoft 365.
Nous utilisons SAP. OpenText est-il alors le meilleur choix ?
Pas automatiquement. Si vos processus de contenu tournent surtout dans SAP, l’intégration SAP d’OpenText est un argument fort. Si la plupart des documents sont créés et gérés autour des clients, projets et contrats dans Microsoft 365, M-Files peut se connecter à SAP et convenir mieux.
Pouvons-nous passer d’OpenText à M-Files ?
Oui. Les documents et leurs attributs peuvent être migrés et convertis en métadonnées M-Files, ou d’abord connectés puis déplacés pas à pas par type de document.
Lequel est le moins cher ?
Cela dépend du périmètre, des utilisateurs et du déploiement. Comparez l’ensemble : licences, mise en œuvre et effort de maintenance. Pour M-Files, le calculateur de prix donne une estimation.
Comparez sur vos propres documents
En une démo d’une heure, nous montrons M-Files sur votre propre cas, pour le comparer à OpenText.