Uw opdrachtbrief is ondertekend
voor uw klant zijn koffie koud is.
Zonder één e-mail achteraf.
Geen losse PDF's in Outlook. Geen weken wachten op handtekeningen. Geen dossiers die onvolledig blijven tot de deadline.
M-Files + Penneo Sign laat opdrachtbrieven, jaarrekeningen en KYC-documenten dezelfde dag tekenen — automatisch gearchiveerd, volledig eIDAS-conform en ITAA-proof.
Heeft u de opdrachtbrief al teruggestuurd?
U stuurt de PDF per mail. Klant vergeet. Herinneringsmail. Nog een herinnering. Drie weken later nog steeds geen handtekening.
Gemiddeld 14 dagen wachttijd per document
Dossier incompleet bij de deadline
Audit gestart, maar de ondertekende opdrachtbrief ontbreekt. Spoedwerk. Stress. Uitleg aan de auditor.
Tot 50% van dossiers onvolledig bij eerste audit
Printen, scannen, mailen
Klant print het document, ondertekent met pen, scant het, stuurt het terug als slecht leesbare JPG. En u archiveert het handmatig.
15–20 minuten admin per handtekening per medewerker
HOE WERKT HET
Van sjabloon tot gearchiveerd dossier
4 stappen, geen handmatig werk
Elke stap is ontworpen zodat uw team zo min mogelijk tijd verliest aan administratie
en uw klanten zo weinig mogelijk moeite hebben met ondertekenen.
1
Creatie vanaf sjabloon
Selecteer het documenttype in M-Files. Klantgegevens worden automatisch ingevuld vanuit uw CRM of dossier. Geen copy-paste, geen tikfouten.
Klaar in 45 seconden in plaats van 10 minuten
2
Verzending via Penneo
Met één klik verstuurd naar de ondertekenaar(s). Penneo bezorgt een beveiligde, gepersonaliseerde link. Uw klant heeft geen account nodig.
Ontvangen, gelezen en getekend, gemiddeld op dezelfde dag
3
Handtekening klant
Klant tekent op pc, tablet of smartphone wanneer het hem past. eIDAS Advanced of Qualified Electronic Signature. Juridisch even bindend als een natte handtekening.
Geen printer, geen scanner, geen retourmail
4
Archivering
Zodra alle partijen getekend hebben, landt het document automatisch in het juiste klantdossier in M-Files, met volledige audittrail: wie tekende, wanneer, via welk apparaat.
Dossier compleet, zonder één handmatige handeling
AANGEDRVEN DOOR
M-Files + Penneo Sign
twee best-in-class platformen, één naadloze workflow.
Penneo is een e-handtekeningplatform specifiek ontwikkeld voor juridische en financiële documenten. Speciaal gebouwd om te voldoen aan de strengste eIDAS-vereisten en al jaren de standaard bij Belgische accountantskantoren.
Ondertekenaar heeft geen account nodig: een beveiligde link volstaat
Ondersteunt meerdere ondertekenaars met volgorde en rollen
Automatische herinneringen: u hoeft niets op te volgen
Volledige audittrail: wie, wanneer, welk apparaat, welk IP
Gecertificeerd ISO 27001 & SOC 2 enterprise-grade beveiliging
100% eIDAS-conform
0 Klanten die een account moeten aanmaken
WAAROM SOFTADVICE
Een partner die de wereld van de accountant écht kent
U zoekt geen experimenteel project. U wilt een oplossing die werkt, in een kantoor zoals dat van u, met de regelgeving waarmee u dagelijks te maken heeft.
Gebouwd voor accountants
Onze implementaties zijn afgestemd op accountants, geen generieke internationale template die achteraf wordt aangepast.
ITAA-opdrachtbriefvereisten ingebakken in de sjablonen
AML/WWFT-conforme KYC-flows
Tweetalige opbouw (NL/FR)
Procesmatige aanpak
We implementeren niet alleen de technologie. We bekijken uw volledige onboarding- en handtekeningproces en optimaliseren het van A tot Z.
Documentsjablonen op maat voor uw kantoor
Training voor uw team, een menselijk aanspreekpunt
Integratie met uw CRM of ERP
30 werkdagen go-live garantie
Geen eindeloos project. Onze 30-werkdagen garantie geldt ook voor de handtekeningmodule. Werkend systeem of implementatiekost terug.
M-Files Premium Partner
15+ jaar BeNeLux implementaties
Penneo-integratiepartner
PLAN UW GRATIS DEMO
In 30 minuten ziet u hoe het werkt, live, in uw kantoorcontext
We tonen u geen generieke slideshow.
We tonen u hoe een opdrachtbrief in een workflow wordt gegenereerd, verstuurd, ondertekend en gearchiveerd wordt: in 4 stappen, zonder één manuele opvolg e-mail.
Live demo op scherm: geen PowerPoint, geen abstracte uitleg
In uw taal: nederlands, frans of engels uw keuze
Aangepast aan uw sector: accountancy, audit
Reactie binnen 1 werkdag: demo gepland binnen de week
VEELGESTELDE VRAGEN
De vragen die u waarschijnlijk ook heeft
Ja — volledig en zonder voorbehoud. Onder het Europese eIDAS-kader (Verordening EU 910/2014) zijn Advanced en Qualified Electronic Signatures juridisch gelijkwaardig aan handgeschreven handtekeningen. Ze zijn afdwingbaar voor Belgische rechtbanken en erkend door de ITAA voor opdrachtbrieven en andere professionele documenten.
Penneo gebruikt PKI-certificaten (Public Key Infrastructure) die de identiteit van de ondertekenaar cryptografisch vastleggen — waardoor de handtekening ook na jaren onweerlegbaar bewijs oplevert.
In de praktijk is weerstand zeldzaam zodra klanten het proces éénmaal hebben doorlopen — het is gemakkelijker dan printen en scannen. Maar voor uitzonderingen blijft het ook mogelijk om documenten op de klassieke manier te laten tekenen en achteraf als gescand document te archiveren in M-Files.
De workflow is hybride: digitaal waar het kan, papier als het moet — altijd in hetzelfde dossier terecht.
Ja — met volgorde en rollen. U definieert wie in welke volgorde moet tekenen. Penneo stuurt automatisch de volgende uitnodiging wanneer de vorige stap voltooid is. Ideaal voor jaarrekeningen waarbij zowel de zaakvoerder als de commissaris moeten tekenen, of voor documenten die intern eerst geparafeerd moeten worden.
De prijs is gebaseerd op een abonnement per M-Files gebruiker, met staffelprijzen: hoe meer gebruikers, hoe lager de kost per gebruiker. Dit maakt het schaalbaar voor kleine en grotere kantoren.
Na een kennismakingsgesprek ontvangt u een transparante offerte met implementatiekost en jaarlijkse licentie naast elkaar — geen verborgen kosten. Vraag uw prijsvoorstel aan →
DocuSign en Adobe Sign zijn generieke platforms die achteraf aan compliance worden aangepast. Penneo is van bij het begin gebouwd voor juridische en financiële documenten in een Europese context — met native eIDAS QES-ondersteuning, eID-verificatie en sector-specifieke workflows.
De handtekeningmodule kan als onderdeel van een volledige M-Files-implementatie of als uitbreiding op een bestaande omgeving worden ingezet. In beide gevallen garanderen we een werkend systeem binnen 30 werkdagen na de kickoff — contractueel vastgelegd. Lukt dat niet, betalen we de implementatiekost terug. Geen kleine lettertjes.